Hybride Arbeitswelt "top" – Hybride Arbeitsmeetings "flop"

Auch wenn wir große Fans von hybridem Arbeiten sind, funktionieren hybride Arbeitsmeetings für uns nur bedingt. 

Die dynamische Veränderung unserer Arbeitswelt ist unaufhaltsam – ein Hybridmodell ist für die meisten von uns längst Realität geworden. Beschleunigt durch Corona hat sich mobiles Arbeiten mit all seinen positiven und negativen Facetten als fester Bestandteil etabliert. Diese reichen von erhöhter Flexibilität, was die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erleichtert und einen großen Einfluss auf Mitarbeiterzufriedenheit hat, bis hin zu möglichen Schwierigkeiten wie abnehmende Mitarbeiterbindung oder suboptimale Produktivität im Homeoffice.

Aktuell bemühen sich immer mehr Unternehmen, ihre Mitarbeiter zu motivieren, zumindest einen Teil der Arbeitszeit wieder im Büro zu verbringen. Das reicht von entsprechenden expliziten Anweisungen, wie jüngst beim Videokonferenzanbieter @Zoom über die Umgestaltung klassischer Büroräume zu Orten für Interaktion, #Kollaboration und Unternehmenskultur bis hin zu kuriosen Anreizen wie einer Gratis-Currywurst am Präsenztag (angeblich die mit weitem Abstand erfolgreichste Maßnahme eines deutschen Großkonzerns).

Nichtsdestotrotz sind die Zeiten, in denen alle Kollegen gleichzeitig im Büro anwesend sind, gezählt. Das bedeutet, dass es häufiger passiert, dass ein Teil der Teilnehmer eines Meetings sich physisch im selben Raum befindet, andere sich aber digital zuschalten.

Als #remote aufgestelltes Unternehmen, das sowohl intern als auch mit Kunden häufig in kollaborativen Formaten (wie Meetings, Working Session, Workshops) zusammenarbeitet, haben wir bei bemorrow sehr viel ausprobiert, um solche hybriden Zusammenarbeits- Situationen optimal zu gestalten. Also so, dass einerseits ein effektiver und effizienter Austausch und eine entsprechende Zusammenarbeit ermöglicht werden und dass andererseits alle Teilnehmer zufrieden sind und das Gefühl haben, optimal zum Meetingerfolg beitragen zu können: Neben der Optimierung der verwendeten technischen Infrastruktur (unter anderem optimale Kamera, Mikrofon und Bildschirmausstattung), dem kompetenten Umgang aller Beteiligten mit Kollaborationssoftware wie Miro oder Mural, reichen unsere Bemühungen von entsprechenden Meetingregeln, der Sensibilisierung aller Teilnehmer für die unterschiedlichen Ausgangssituationen, der Anpassung der Moderation und der CheckIn-Methoden bis hin zu Optimierung der technischer Repräsentanz jedes digitalen Teilnehmers in Form eines separaten Bildschirms.

So funktioniert der hybride Setup für alltägliche Synchronisation Meetings oder Team Updates sehr gut. Doch für Meetings, deren Zweck kollaborative und partizipative Zusammenarbeit ist (beispielsweise Workshops oder Formate, bei denen inhaltliche Fragestellungen ausdiskutiert werden sollen) haben wir es trotz aller Bemühungen nicht geschafft, eine wirklich zufriedenstellende Lösung zu finden. Insbesondere digitale Teilnehmer sind oft unzufrieden, da sie wichtige Diskussionselemente verpassen und die nonverbale Kommunikation kaum erleben können. Die spontane Interaktion fällt schwerer und das Gefühl der vollwertigen Beteiligung leidet.

Aus diesem Grund haben wir uns bis auf weiteres von hybriden Meetings zum Zweck der kollaborativen Zusammenarbeit (wie eben Workshops oder Diskussionen) verabscheidet. Das heißt, entweder ist es möglich, dass alle Teilnehmer in einem Raum sind oder aber, wenn einer der Teilnehmer nur digital teilnehmen kann, machen wir daraus ein rein digitales Format. Es mag anfangs ungewohnt erscheinen, wenn beispielsweise ein Kollege räumlich verschwindet, um gleichzeitig digital präsent zu sein. Aber wir haben die Erfahrung gemacht, dass entsprechende Meetings sehr viel effizienter und für alle zufriedenstellender verlaufen. Voraussetzungen sind, wie bereits erwähnt, eine optimale technische Infrastruktur, der geübte Umgang mit einer gemeinsamen Kollaborationssoftware und die Einhaltung entsprechender Spielregeln.
Und auch wenn “reine” Präsenzformate gerade für schwierige Themen aus unserer Sicht immer noch die beste Lösung sind, ist uns wichtig, dass wir auch mit rein digitalen Kollaborationsformaten inzsichen bis zu 95% der Wirksamkeit und Ergebnisse erzielen können.