Partizipative Prozessoptimierung

Unser Kunde, ein führendes Unternehmen aus der Versicherungsbranche, steht vor der Aufgabe, interne Bürokratie abzubauen und Freiräume für Mitarbeitende und Führungskräfte zu schaffen. Ziel ist es, den Veränderungsprozess im Unternehmen aktiv voranzutreiben. Im Mittelpunkt steht die Initiative „stop2start“, die darauf abzielt, bestehende Routinen, Prozesse und Arbeitsweisen zu identifizieren, kritisch zu hinterfragen und gezielt zu stoppen, wenn sie keinen Mehrwert bringen. Das Ziel besteht darin, spürbare Entlastung zu schaffen, den Fokus auf strategisch wichtige Themen zu lenken und die Zukunfts- sowie Veränderungsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig zu stärken.

Die Herausforderung lag darin, die Initiative durch einen Pilotprozess mit etwa 80 Mitarbeitenden zu testen. Dabei sollten sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende für das Thema begeistert werden. Der Pilot sollte nicht nur erste positive Impulse setzen, sondern auch konkrete Maßnahmen identifizieren und Erkenntnisse für eine unternehmensweite Skalierung mit rund 14.000 Mitarbeitenden ableiten.

Folgende Fragen standen im Mittelpunkt:

• Wie können interne Bürokratie und veraltete Prozesse abgeschafft werden, um sinnvolle Freiräume zu schaffen?
• Wie lassen sich Mitarbeitende und Führungskräfte für die Initiative gewinnen und motivieren, sich aktiv zu beteiligen?
• Welche Maßnahmen sind notwendig, um die Ergebnisse des Piloten in eine skalierbare Initiative zu überführen?

Die Umsetzung der „stop2start“-Initiative wurde in fünf Phasen strukturiert

1. Konzeption

Zunächst wurde ein detailliertes Konzept für die Initiative entwickelt. Dabei wurde berücksichtigt, dass sowohl der Pilot als auch die skalierbare, unternehmensweite Umsetzung geplant werden. In enger Zusammenarbeit mit dem Kernteam wurden die strategischen Eckpfeiler und Ziele definiert. Zudem wurden die relevanten Stakeholder sowie ihre Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Prozess festgelegt.

Die einzelnen Projektschritte wurden in einem Ablaufplan ausgearbeitet. Dieser umfasst den Prozess, Ressourcen, Aufgaben, Kommunikations- und Befähigungsmaterialien sowie Entscheidungs- und Informationsflüsse.

2. Kommunikation

Das Ziel war, sowohl den Vorstand als auch Führungskräfte und Mitarbeitende für die Initiative zu gewinnen. Neben Stakeholder-Management und konzeptioneller Planung wurde besonderer Wert auf eine motivierende Kommunikation gelegt. Ziel war es, Begeisterung und Commitment bei allen Beteiligten über den gesamten Prozess hinweg zu fördern.

In mehreren kollaborativen Workshops entwickelten das Kernteam und Experten für interne Kommunikation ein Kommunikations- und Befähigungskonzept. Dieses umfasst die Zielgruppen, Treiber, Barrieren, Aufgaben und Materialien. Es legt die Tonalität, visuelle Identität, die kommunikative Klammer sowie zielgruppenspezifische Botschaften fest. Zudem wurde eine Maßnahmen- und Touchpoint-Architektur erstellt, inklusive Steckbriefen für befähigende und kommunikative Maßnahmen.

Ein besonderer Fokus lag auf der Befähigung von Führungskräften und Mitarbeitenden durch entsprechende Materialien, um den unternehmensweiten Rollout erfolgreich umzusetzen.

3. Technisches Setup

Um die Ideeneinreichung möglichst einfach zu gestalten, wurde ein intuitives, benutzerfreundliches Tool eingesetzt. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass die Einreichung bequem und unkompliziert erfolgt. Die Ideen können transparent bewertet werden, was das Feedback und das Engagement der Teilnehmenden steigert.

4. Durchführung des Piloten

Der Pilot wurde mit rund 80 Teilnehmenden durchgeführt. In einem Kickoff-Meeting wurden die Idee, die Ziele und das Vorgehen vorgestellt. Es folgte eine etwa vierwöchige Einreichungsphase, in der durchschnittlich 0,45 Ideen pro Nutzer eingereicht wurden.

Die eingereichten Ideen wurden einer kurzen Qualitätsprüfung unterzogen und anschließend an die Führungskräfte zur quantitativen Bewertung weitergeleitet. Nach der Bewertungsphase entschieden die Führungskräfte, welche Ideen umgesetzt werden. Diese wurden in einer Roadmap verortet, und Teams für die Umsetzung wurden gebildet.

Zum Abschluss fand eine Veranstaltung statt, bei der die Teilnahme gewürdigt und die besten Ideen vorgestellt wurden.

5. Nachbereitung & Evaluation

Nach Abschluss des Piloten wurden die Ergebnisse gesammelt, konsolidiert und ausgewertet. Gemeinsam mit der Bereichsleitung wurden erste Leuchtturm-Projekte identifiziert. Zudem wurden Feedbacks und Learnings aus dem Pilotprozess analysiert. Ziel war es, eine skalierbare Roadmap für die unternehmensweite Umsetzung der Initiative zu entwickeln. Die Ergebnisse wurden transparent kommuniziert. Zudem wurden konkrete nächste Schritte zur Umsetzung der Maßnahmen definiert.

Der partizipative Ansatz führte zu mehreren positiven Effekten

• Hohe Beteiligung: 87 % der Mitarbeitenden im Pilotbereich registrierten sich auf der Plattform. Sie reichten durchschnittlich 0,45 Ideen pro Person ein und erzielten 6,5 Engagements je Nutzerin und Nutzer.
• Zukunftsfähige Ideen: Nicht wertschöpfende Routinen und Prozesse wurden identifiziert und gestoppt. Dadurch entstanden Freiräume für strategisch wichtige Themen.
• Gestärkte Veränderungsfähigkeit: Die Initiative förderte die persönliche Auseinandersetzung mit Veränderungsthemen und erhöhte die Anpassungsfähigkeit der Teams.
• Motivation durch Beteiligung: Mitarbeitende und Führungskräfte waren aktiv eingebunden, was die Akzeptanz für Veränderungen erhöhte.
• Skalierbare Infrastruktur: Die aus dem Pilot gewonnenen Erkenntnisse und Materialien bilden eine solide Basis für die unternehmensweite Skalierung.

Die “stop2start-Initiative hat nicht nur konkrete Maßnahmen zur Entlastung hervorgebracht, sondern auch den kulturellen Wandel hin zu mehr Agilität und Veränderungsbereitschaft im Unternehmen gefördert.